Voditi spremembe ali jim slediti?

V organizacijah, kjer se soočajo s spremembami, se pogosto pojavi vprašanje, ali naj oddelek IT pri spremembah vodi ali naj počaka druge segmente organizacije in jim sledi. Odgovor na to vprašanje nikakor ni enostaven, a ga vseeno poskusimo najti. Idealno bi seveda bilo, da bi bilo glavni promotor sprememb in prilagoditev v organizaciji njeno vodstvo, saj ima to edino v rokah vzvode, s katerimi lahko usklajeno premakne celoten vlak. Žal je v našem okolju prepogosto ravno nasprotno in se najvišje vodstvo niti ne zaveda težav v vsakdanjem delovanju organizacije, ki jo vodi, kaj šele, da bi razumelo vzroke in poiskalo ustrezne rešitve. To je po svoje presenetljivo, če vemo, da je za veliko število naših podjetij ena od stalnic neprestano reorganiziranje, ki pa le redko prinese pozitiven izplen.

Davor Hvala / MonitorPro

Če torej na to, da bi potrebne spremembe sprožilo najvišje vodstvo, ne moremo vedno računati, se moramo vprašati, kdo naj jih potem. Največkrat se zadeve razpletejo tako, da se nujnih sprememb ne loti nihče, dokler ni vse skupaj tako daleč, da se temu ne da več izogniti. Žal je takrat mnogokrat že prepozno ali pa je vse skupaj vsaj bistveno bolj težavno, kot bi lahko bilo, če bi se aktivnosti pravočasno lotili. Drug vidik, ki ga je treba upoštevati, pa je ta, da so težave zaradi neustreznega delovanja v IT-oddelkih velikokrat večje kot drugje. Vzrok za to gre iskati predvsem v tem, da je IT-oddelek največkrat na koncu storitvene verige in se vse težave, ki jih je morda v predhodnih fazah še mogoče pomesti pod preprogo, pokažejo ravno pri njih.

 

Zaradi vsega tega je torej velikokrat nujno, da IT-oddelki poskrbijo sami zase in proaktivno delujejo v smeri izboljševanja lastnega delovanja. Potrebno je stalno razmišljanje o tem, kako še izboljšati in optimizirati svoje dejavnosti, na podlagi tega pa pripraviti načrte ukrepov in jih izvesti. Seveda bodo pri tem neizogibno naleteli na povezave z drugimi področji, saj noben del organizacije ni osamljen otok. Te povezave bodo verjetno zahtevale tudi spremembe pri drugih, česar ne bo lahko doseči, a pri tem je treba biti vztrajen. Sicer lahko pričakujemo, da si IT-oddelek s takimi zahtevami ne bo ravno takoj pridobil prijateljev, a zagotovo je bolje biti »kriv« tega, da prispevaš k boljšemu delovanju organizacije, kot pa tega, da ti ne uspe slediti zahtevam, ki jih ta postavlja. V prvi vrsti je torej v interesu IT-oddelka, da daje pobude za spremembe poslovnih procesov, IT-procesov in drugih vidikov poslovanja, zato ni nič narobe, če to tudi res počne.

 

Še toliko bolj pa to velja za tiste prilagoditve, ki se tičejo le IT-oddelka. Pri takih ni nobenega izgovora, da se ne naredi, kar je treba za to, da IT-podpora ostane na dovolj visoki ravni. Tukaj torej oddelek IT mora biti tisti, ki prednjači po spremembah, saj drugi te vloge ne morejo prevzeti.

 

Tako kot za katero koli drugo organizacijo tudi za IT-oddelke velja, da organiziranost in delovanje, kakršna sta bila ustrezna pred 20 leti, nista več najprimernejša za današnje čase. Nujne so prilagoditve spremembam, ki so se zgodile in se še vedno dogajajo v poslovnem okolju. IT-oddelek mora postati agilna in prožna organizacija, ki se hitro odzove na spremembe in se jim prilagodi na način, da še naprej zagotavlja konkurenčnost svoji matični organizaciji, katere del je. Tovrstne spremembe so predvsem zahtevne do ljudi, od katerih se zahteva, da spremenijo utečene vzorce razmišljanja in delovanja, vzpostavljene skozi mnogo let. To moramo upoštevati pri pripravi sprememb, hkrati pa se moramo zavedati tudi tega, da vsi zaposleni morda ne bodo zmogli pričakovanih prilagoditev. Take posameznike je treba razumeti in jim pomagati, hkrati pa zagotoviti, da ne postanejo nepremostljiva ovira, zaradi katere potrebnih sprememb ne uvedemo.

Ker je vloga oddelka IT čedalje pomembnejša za uspeh v današnjem vse bolj konkurenčnem svetu, je zanj še toliko bolj pomembno, da sledi sodobnim trendom in razvoju tako s tehnologijo kot tudi s procesi, z organiziranostjo in načinom delovanja. Brez tega postane cokla razvoja in v najslabšem primeru tudi ogrozi obstoj matične organizacije. Kot smo videli, spremembe niso lahke ali enostavne, a se jih ne gre ustrašiti, saj prave alternative pravzaprav ni.

 Z verigo sreče do novih uspehov

Družba Unistar PRO letos praznuje 25. obletnico. Direktor Miran Boštic ve, da upravlja z znanjem in sposobnostmi več kot sto strokovnjakov, zato bo podjetje usmeril na zahtevnejša zahodna in severna tržišča.

Preberi celoten intervju.