Tatovi časa in mobilne naloge

Tatovi časa bistveno poslabšajo odzivnost in učinkovitost poslovanja v podjetju. Eden glavnih »kradljivcev« je gotovo mrtvi čas oziroma čas mrtvega teka oziroma t. i. lag time.
Če za izvedbo neke naloge zaposleni potrebuje npr. deset časovnih enot, navadno devet enot naloga čaka na izvedbo, le eno časovno enoto pa zaposleni potrebuje za dejansko izvedbo naloge. 90 odstotkov časa predstavlja mrtvi čas, ko naloga »stoji«. Mrtvi čas je zato eden od glavnih tatov časa v podjetju, ker je zaposleni na izvedbo naloge pozabil ali pa zato, ker je npr. na službeni poti. Če skrajšamo čas, ki je potreben za izvedbo naloge, za polovico, bomo čas, ki je potreben za izvedbo naloge, skrajšali le za pet odstotkov. Če pa za polovico skrajšamo mrtvi čas, bo prihranek v skupnem času za izvedbo naloge skoraj 50 odstotkov. Ena od poglavitnih nalog pri uvajanju BPM je prav izrazito krajšanje mrtvega časa.

Igor Lesjak / MonitorPro

Mobilno izvajanje nalog od doma, na službeni poti ali pri stranki lahko bistveno pripomore h krajšanju mrtvega časa pri izvajanju poslovnih procesov. Nekatere naloge ali delovna mesta so že po svoji naravi mobilna. Mrežno trženje ali trženje storitev prek agentske mreže je uveljavljeni način prodaje finančnih storitev v zavarovalništvu, podobno velja za trženje naložbenih produktov ali reševanje reklamacij, v tujini se tak način poslovanja uveljavlja tudi v bančništvu. Tudi neposredno spletno naročanje širokopasovnega priključka ali povišanje limita v banki je že po svoji naravi mobilno, četudi se naloge obdelave zahtevka, ki zagotovijo naročene storitve, večinoma izvedejo nekje v zaledju.

 

Obstajajo pa tudi naloge, ki so tradicionalno veljale za »pisarniške«, a jih je v sodobnih poslovnih procesih mogoče izvajati tudi ob pomoči prenosnih napravah; npr. uveljavljanje principa štirih oči pri potrditvah naročil ali likvidaciji računov nad določenim mejnim zneskom zahteva, da poslovno odločitev pregleda in potrdi poslovodstvo. Namesto da naloga stoji na mizi v prazni pisarni, jo lahko odgovorna oseba preprosto izvede, ko npr. čaka na letalo. Z avtomatizacijo in s prilagajanjem poslovnih pravil lahko bistveno pohitrimo izvedbo procesa tako, da nekatere zamudne naloge preprosto preskočimo. V procesu odobritve financiranja lahko npr. pametno zasnujemo pravilo, ki zelo dobro oceni tveganost bančnega posojila na podlagi samodejno pridobljenih bonitetnih ocen, upošteva obveznosti povezanih oseb ter analizo mehkih in trdih značilnosti poslovanja stranke. Tako pravilo lahko povsem »semaforizira« kreditni proces in določena posojila samodejno odobri brez zamudnega zasedanja kreditnega odbora ali pa odobritev financiranja v potrditev pošlje odgovorni osebi za tveganja, ki je na službeni poti.

 

Tudi za pregled nad izvajanjem nalog ni treba, da sedimo v svoji pisarni. Mobilni nabiralnik nalog zaposlenega obvešča o tem, katera od njegovih nalog je najpomembnejša ali katera od njegovih nalog zamuja. Podobne informacije nudi tudi vodji oddelka za njegov celoten oddelek. Pregledno grafično predstavitev analize procesnih KPI (Key Performance Indicator) si lahko poslovodstvo preprosto ogleda na mobilni napravi na službeni poti.

 

Mobilno izvajanje nalog in poslovnih procesov seveda ni samoumevno. Zaposleni, udeleženci procesa, potrebujejo za izvajanje svojih nalog in sprejemanje odločitev različne informacije in poslovne dokumente. Ti pa se skrivajo predvsem v zalednih sistemih, na mizah zaposlenih ali pa so zaklenjeni v omarah. Kako zagotoviti, da bodo na voljo tudi na mobilnih napravah? Kako zagotoviti, da bodo praviloma rigidne zaledne poslovne rešitve dostopne tudi na mobilnem zaslonu? »Mobilizacija« vseh zalednih sistemov seveda ni pravi pristop. Poslovne procese in poslovne dokumente najlažje avtomatiziramo in »mobiliziramo« z uvajanjem BPM in sistemov BPMS (Business Process Management System). V avtomatiziranem in dobro podprtem poslovnem procesu uporabniki ne iščejo podatkov o strankah v sistemu CRM, finančnih podatkov v ERP, dokumentov v arhivu ali pa bonitetnih ocen v bonitetni rešitvi. Zaledni sistemi so namreč v večini toge, funkcijsko naravnane rešitve s širokim in z nepreglednim naborom funkcionalnosti, katerih uporaba ni vedno najbolj intuitivna. Tak način dela je za uporabnike zelo zamuden in utrudljiv, poslovni proces pa neprilagodljiv. Poleg tega pa vseh zalednih rešitev preprosto ni mogoče narediti mobilnih.

 Z verigo sreče do novih uspehov

Družba Unistar PRO letos praznuje 25. obletnico. Direktor Miran Boštic ve, da upravlja z znanjem in sposobnostmi več kot sto strokovnjakov, zato bo podjetje usmeril na zahtevnejša zahodna in severna tržišča.

Preberi celoten intervju.